こんにちは、土木公務員ブロガーのカミノです。
公務員は調整仕事がめっちゃ多いです。それだけ会議や協議などの話し合いが多いわけですが、意外と議事録作成のノウハウは誰も教えてくれません。だからなのか知りませんが記録を全然残さない職員も見受けられます。そんなダメダメ職員にならないように、ここでは議事録の書き方を解説したいと思います。
議事録の書き方
さっそく議事録の書き方を説明していきますが、まず、議事録の書き方はどうでもよくて、とにかく書け！！！残せ！！！！それだけでほぼ100点です☺️☺️☺️
出オチですみません。
まあ一応、議事録が何たるものかを私なりに説明しますけど、大きく分けて3種類あると思います。
①決定事項などを要約したもの。課内だけで共有。
②決定事項などを要約したもの。相手方にも共有。
③発言録。相手方にも共有。
議題によって、この3種類のどれかを使い分けることになります。いずれにしても目的は「決定事項を記録して、証拠とするため」です。記載漏れが無いようにしましょう。
要約する場合
①と②は、決定事項や宿題についての要点だけを書きます。
たとえば、工事の詳細設計に関する細かい仕様について相手方に確認する必要があって、協議のなかで了承をもらったり、指示を受けたりしたものを記録するものは②に当てはまります。きちんとお互い確認したうえで記録したほうが後々トラブルを防げるからです。しかし、内容が軽微なものまでいちいち相手方に議事録の確認をお願いしていたら、お互いに面倒くさ過ぎますよね。だから重要度が低ければ、課内だけの共有や記録残しだけでいいと思います（①の扱い）。
議事の書き方としては、決定事項と今後やるべきことを簡潔に書く感じです。
発言を記録する場合
③については、要点だけを書き残すのではなく、誰が（どの部署が）どのような意見を言ったのか、その発言をなるべく忠実に記録するものであり、最も重要度が高い議題についての記録です。もちろん議題から逸れる話はカットしますけどね。
たとえばどんな議題かというと、事業費が莫大に掛かる業務についての是非とか、大規模事業の進捗に関わる大問題が起きたときの関係者協議とか、揉めそうな補償（お金を払う・払わない）関係の協議とか、かなり神経質にならざるをえないテーマたちですね。
議事の書き方としては、A課の発言に対して、B課の受け答えを書く、それに対してA課とC課から出た意見を書く、みたいなLINEのトーク画面みたいな書き方になります。①②の要約のときでもトーク形式で書く人もいますが少し書面が冗長になりがちです。目的は「決定事項を記録して、証拠とするため」ですので、証拠として残れば様式は任意です。
議事録に何を書くか
議事録全体のことを説明します。自治体内に決まったフォーマットが用意されている場合はそれを使用してくださいね。それ以外の場合について説明します。
書くべき必須項目は次の４つ。
日時、場所、出席者、議題と内容。
①日時は、月日だけでなく年も書きます。
②場所も一応書きます。
③出席者を目上順に所属と名前を書きます。
④議題と内容を書きます。書き方は自由ですが、上の例では冒頭に決定事項や宿題になったことをまとめて書いて、それの【詳細内容】を次に書き、【次回協議までに必要な作業】を最後に書いています。目的は決定事項を証拠として残すことです。形式はケースバイケースで相応しいものを選びましょう。もちろん、ウソや勝手な解釈を書いてはいけません。
この他に「資料名」とか「次回予定」を書くこともありますが、個人的には別にいらないかなと思います。キッチリ開催予定が決まっている会議のときは書いたほうがいいかもです。
各出席者の承認印をもらう場合は、上部に押印欄を設けますね。関係部署が多い時は1枚目の半分近くになる時もあります笑
分かりやすい議事録をつくるコツ
コツみたいなものをご紹介します。
同僚の議事録をいろいろ見てみる
レイアウトや、フォントのサイズや種類、文書の体裁を一つ一つ考えながら作成していると、かなりの時間を要してしまいます。一番いい方法は、他の人の議事録を見てみることですね。私は「議事録」というワードで共有フォルダなどを検索してヒットしたものを片っ端からかき集めて見まくったりしてました。そうすると「この議事録分かりやすいな」というものが見つかるんです。そのフォーマットを真似てみたり、試行錯誤して自分がしっくりくるフォーマットを作るのが良いと思います。（繰り返しですが、自治体のなかで議事録様式が決まっていればそれを使用してください。）
さらに、議事録を読むと、よくある協議内容や知らない分野の専門用語などを勉強できて一石二鳥なのです。
会議中は議事録を意識したメモをとる
議事録をつくる担当ではなくても、振り返ったときに分かるように自分用のメモは皆さん書いてると思います。そのメモを「自分が議事録を書くとしたら」という仮定でとってみると訓練になります。私は記憶力に自信がないので、メモを頑張ってます。
軽微なものはメモ帳に書き留める
議事録はWordで作ると思いますが、Wordは起動とかが重いので、サクッとメモ帳アプリに記録しておくのもオススメです。私は協議などの後すぐにメモ帳に箇条書きで先述の4項目を書いておき、あとから議事録が必要になりそうだったらWordに書き起こしたりしてます。議事録ではなくメールにベタ打ちで共有（依頼）して終わりなときもありますが、パソコンにメモしておけば便利です。
なるべく1枚にまとめる
議事録はなるべく1枚におさめましょう。発言録の場合はとても無理ですけどね。また、コンサルとの打合せなどで細かい項目を詰める時は決定事項が多すぎて2枚、3枚になっちゃいますね。
経緯もまとめておく
議事録のコツではありませんが、問題が起きたりして関係者と協議したときは、議事録と、セットで経緯書も作っておきましょう。誰がどこで何をしたか、何をされたか、どうなったか、を時系列でまとめたものです。
こういう調整系の業務が本当に多いですよね。土木系公務員の仕事は利害関係者が多岐に渡りますし、異動も頻繁にあるのでいろんな記録を残しておくことは大切です。
では、これくらいで議事録作成の解説は終わります。
皆さんの議事録スキルに貢献できましたら幸いです。
またぬん👋︎
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