公文書（こうぶんしょ）は、次の３要件を満たすもの。行政文書ともいう。※公文書管理法では公文書と行政文書は異なる意味だが、自治体では使い分けていないと思う。
①職員が職務上作成・取得したもの
②組織的に用いるもの
③組織的に所有・管理しているもの
ざっくり具体例を示すと、公文書は決裁文書・会議の議事録や録音データ・契約書・図面・請求書・申請書・設計成果品・メールデータなど。電子データは当然のことながら、業務上のメール文面も含まれる。
逆に公文書にあたらないものは、雑誌・新聞・個人のメモ・一時借用中の書類など。
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